Servizi Archiviazione

Il documento informatico
secondo la legge del
19 febbraio 2004

Mansioni e deleghe: il ruolo principale lo svolge il responsabile del procedimento di conservazione: egli può delegare altre persone con esperienza e competenze oppure soggetti pubblici e privati che si occupano solo di questo.

Il responsabile dell’archivio:   chi si occupa della gestione dell’archivio di un azienda ha delle responsabilità ben definite: il potere di certificazione è il compito primo, poi, a seguire, controllo e vigilanza di tutte le procedure, potere di delega e pianificazione delle modifiche.

Manuale di gestione: è un vero e proprio raccoglitore di tutte le procedure riguardanti l’archiviazione ottica. Ogni movimento viene registrato affinchè niente possa essere invalidato.

Si divide in 5 aree organizzative  che a loro volta  sono strutturate in altri sottocampi.

• Responsabile
• Caratteristiche del sistema
• Iter organizzativo dei documenti da archiviare
• Procedura operativa
• Sistema di emergenza

Archiviazione ottica sostitutiva

Uno dei principali servizi che offriamo è l’archiviazione ottica sostitutiva, ovvero creare un’immagine informatica del documento per renderlo legale secondo le normativa in vigore.  

Una volta espletata la prassi di archiviazione ottica otteniamo un documento informatico vero e proprio con tanto di firma digitale. Questa procedura, valida in termini di legge, garantisce l’integrità, il non ripudio e l’autenticità dei dati.
In questo modo riusciamo ad archiviare documenti validi senza il supporto cartaceo e con vantaggi davvero impressionanti: oltre a ridurre tempi e spazi, è possibile conservare i dati in modo sicuro, inalterabile e aggiornato. Inoltre, si ottimizzano le procedure produttive e i tempi di consultazione.

"Time Stamping Autority"

Il documento in forma digitale, ovvero informatico, viene raccolto e firmato dal responsabile dell’archiviazione. Con la marcatura temporale “Time Stamping Autority”, il responsabile pone validità legale a tutti i dati che ci sono e che verranno aggiunti. Il responsabile dell'azienda o chi delegato per lui detengono la sicurezza e la correttezza di tutte le procedure svolte. Nel caso si vogliano fare dei controlli si fa riferimento al manuale di gestione.

Per ricevere informazioni puoi inviare una mail oppure chiama allo 0541-790573