Gestione documentale

Le tre grandi aree:


  • Riorganizzazione del cartaceo
  • Sistemazione in appositi contenitori
  • Ricollocazione secondo precisi  criteri archivistici

- La prima fase si avvale di una sinergia tra il nostro personale e l'azienda che ci ha richiesto il servizio.
Tutto il materiale verrà raccolto e ordinato secondo schemi ben definiti.

- Tutto il materiale sarà raccolto in cartelle e cataloghi appositi per la conservazione. I contenitori disposti sono sicuri per la salvaguardia della privacy e per una conservazione nel tempo.

- Una volta organizzati i documenti all'interno di contenitori saranno trasferiti in locali appositi (magazzini a norma di legge per l'archiviazione fisica dei documenti).
Secondo crismi definiti si disporanno tutte le cartelle: prima ci sarà la registrazione del codice di riferimento per ogni documento ( in base allo scaffale, il ripiano, l'ordine ecc..)
Tutto per garantire sicurezza contro qualsiasi inconveniente o danno.

Conservazione fisica

La strada più semplice per la conservazione fisica dei documenti. Secondo precisi criteri di archiviazione offriamo un servizi completo di gestione dei documenti aziendali.
Le procedure di archiviazione fanno perdere molto tempo al personale che lavora impiegando, spesso, metodologie sbagliate per reperire il documento.

Organizzazione dei documenti
Raccogliere tutto il materiale, organizzarlo in contenitori adeguati e ricollocarlo secondo crismi precisi non è affatto semplice. Il nostro staff di lavoro vi offe tutto questo snellendo le procedure di ricerca quando dovrete recuperare un documento. Una volta raccolto tutto il materiale si procede per suddivisione e catalogazione dei dati.
Ovviamente il supporto materiale specifico è fondamentale: disponiamo di cataloghi e scaffalature apposite per una migliore visibilità e reperibilità. Infine, il passaggio più delicato, ovvero la registrazione del codice di riferimento di ogni dato (scaffale, ripiano, catalogo).

I contenitori e i locali utilizzati sono a norma di legge e sviluppati secondo il sistema dei compartimenti stagni per evitare eventi sgradevoli come incendi, allagamenti ecc…

Trasferimento degli archivi

Spostare o trasferire gli archivi prevede alla base un piano gestione: bisogna organizzare il tempo, lo spazio e le forniture dei materiali necessari.
Mettiamo a disposizione ogni tipo di attrezzatura necessaria (es. carrelli, piattaforme per sollevare pesi, automezzi ), personale qualificato per il trasporto e la successiva disposizione. Inoltre, una copertura assicurativa contro danni o rischi durante le fasi di spostamento.

 

Per ricevere informazioni puoi inviare una mail oppure chiama allo 0541-790573